業務上横領に気づいた・発覚したときに会社がとるべき対応と注意点

【投稿日】 2019年7月19日 【最終更新日】 2021年10月21日

業務上横領は、金品の着服という犯罪であると同時に、放置すると会社の経営に影響を及ぼす危険行為でもあります。では、もし会社内での業務上横領に気がついた時、いち早く解決するためにはどのように対応をすれば良いのでしょうか。会社内の業務上横領に気づいた時に必要な知識と、適切な対応について詳しく解説していきます。

業務上横領に気づいたときに会社が最初にやるべき確認事項とは

横領の可能性に気がついた時、多くの人が次のような疑問や不安を覚えます。

このような心情の背景にあるのは、はっきりとした事実がまだ揃ってないという曖昧な状態です。この状態から脱するためには、まずいくつか確認するべき項目があります。業務上横領が発覚した時に確認するべき項目について、具体的な例を挙げながらみていきましょう。

会社が所有している金品であるとはっきりしていること

業務上横領罪とは刑法第253条に当てはまる犯罪で、仕事として管理を任されている財物を自分の物にする行為のことを指します。

つまり、誰の目から見ても明らかに会社の金品であるものを自分の物にしたり、利益を横取りする・売ってお金を着服するなどの行為が業務上横領罪となり、刑法では10年以下の懲役が定められています。

ここで一つ注意しなければならないのが、盗まれた金品が明らかに会社の所有であるという証拠があるかどうかです。

例えば、会社にある物品であったとしても、仕事に必要な物だからと社員が私物を持ち込んでいる可能性があります。この時、私物を売却して利益を得ても社員が業務上横領罪になることはありません。しかしその線引きが曖昧になっていると、社員の私物を会社の金品であると間違って認識していることがあります。

これは特に中小企業に多いケースで、場合によっては社員側から企業が訴えられる可能性もあります。業務上横領罪を成立させるためには、着服された金品が明らかに会社の所有物であると証明する必要があります。

業務上横領罪の立証に必要な証拠があること

業務上横領は刑事事件となりますので、立件するためには警察へ届け出なければなりません。その時に必要となるのが、誰がどのような金品を横領したのかという証拠です。実際に業務上横領罪として立証に役立てられた証拠としては、次のような例が挙げられます。

この他、借金があった筈の社員がいきなり一括返済をしたり、車や物件の購入といった羽振りの良い行動が見られるなど、お金の流れを裏付けることで業務上横領罪が立証されることもあります。

例え犯人が誰なのかがはっきりとしていなくても、会社で業務上横領があったことが証明されれば警察は受理しやすく、捜査に入ることも可能になります。まだ証拠が揃っていない段階であっても、不審な点について何度も相談に行くことで実績が積まれるので、必要な証拠の具体例やアドバイスも受けやすくなるというメリット期待出来ます。

少しでも不安に思うような出来事や証拠がある時には、現在の状況や気になる点をメモにまとめ、証拠となるものを用意して警察に相談してみましょう。

社内規則で定められているかどうかも確認

業務上横領は、「会社から管理を任されている金品を着服する行為」を指します。つまり、金品の所有者はあくまで会社であり、それを管理する社員が好き勝手に使っていいものではありません。私的に使用したい場合には、所有者である会社からの許可を得る必要があるのです。

これは金銭だけではなく、会社から支給されるすべてのものに当てはまります。すでに厳しい会社では社内規則で細かく定められており、支給された文房具の取り扱いに至るまで明文化されています。

近年では、仕事の経費を私的なクレジットカードで立て替えてマイレージやポイントを貯め、私的利用することを禁止項目で定めた職場も出てきました。これはポイントカードなども同様で、「会社の経費で得られたマイレージやポイントは会社に帰属する」という考えの元、業務上横領であると判断する人もいます。

社内規則は法律ではありませんが、はっきりとした禁止事項を明文化している社内規則は、横領を行った社員への対応を決める上でも重要な基準となります。

事実を一つ一つ確認することが解決への第一歩となる

業務上横領に気づいた時、多くの場合は驚きとショックを隠しきれないことでしょう。「もしかしたら勘違いかも知れない」「何かの間違いかも知れないから様子見をしてみよう」と思う人も少なくありません。

しかし、業務上横領は一度成功すると徐々に気持ちが大きくなり、より大胆で大きな犯罪になってしまう可能性もあります。そして、その被害は確実に会社へ降りかかり、大きな損害となることもあるのです。

業務上横領の解決に向けて最初にやるべきこと、それは「小さな事実を確実に積み重ねる」ことです。気づいたその時から小さな事実を一つ一つ確認していくことが、より大きな損害や犯人である社員を逃がさないことに繋がります。

業務上横領が発覚した時には、その時点から疑う根拠となった証拠や証言をコツコツと集めておき、しかるべき対応に向けた準備を整えていくようにしましょう。

業務上横領に気づいた・発覚したときに会社すべき対応を流れに沿って解説

業務上横領に気がついた時、やるべきことがわかっていたとしてもその順番や相談先を間違えてしまうと、取り返しのつかない結果となることがあります。横領をした社員を逃さないようにするためには、より効率的で的確な行動が必要となるのです。

では、業務上横領に気づいた時にはどのような手順で調査を進めていけば良いのか、時系列に沿って詳しくみていきましょう。

業務上横領を疑う根拠となる証拠や証言を集める

まず最初にやるべきことは、本当に横領であるのか事実確認を行うことです。基本的な考え方としては、「横領に気づいた時に、どのような小さな気づきであったとしても証拠やメモに残しておく」ことですが、横領の内容によってやるべきことに多少の違いが出てきます。

業務上横領で多いパターンを元にして、適切な初動とはどのようなものなのかを確認してみましょう。

形として残る証拠はすべて押さえておく

会社の口座からの不正な送金、帳簿に記載された金額の食い違い、社員から提出された領収書の水増し・不適切な請求などは、すべて何かしらの形で残されている証拠です。

本格的な調査を行う上での足がかりともなりますので、少しでも疑いや違和感を感じるものはすべて証拠として保存・保管しておきましょう。

社員からの密告は必ず録音しておく

業務上横領に気づくきっかけの中には、社員の誰かからの密告で発覚するものもあります。

例えば、「Aさんが会社の物品を持ち出して売却している」「Bさんが会社のノウハウを他社に無断で提供して利益を得ている」などがこれにあたり、気づいた段階では証言だけなので形としては残っていません。しかし、これらの証言は今後の本格的な調査を計画する上で重要な手がかりとなりますので、細かく聞き取りをしてその音声を録音しておくと良いでしょう。

疑いのある社員を野放しにしない

業務上横領に気づいた時に、ある程度疑いのある社員がわかることがあります。この時、いきなり呼び出して問いただすような行為をすると逆効果となり、社員が行方不明になる可能性があります。

しかし、そのまま野放しにしておくのも危険です。警察などの第三者に介入して貰うまでの間は、業務をわざと二人以上の複数人体制にして犯罪を防止したり、気づかれないような監視体制を整えるようにしましょう。

第三者機関に相談して本格的な調査や対応を依頼する

業務上横領に対する一般的な対応としては、「業務上横領罪で社員を訴える」「損害賠償請求で訴訟を起こす」という二つ方法が考えられます。

それぞれが刑事事件・民事事件として扱われ、警察と弁護士に相談しなければなりません。場合によっては「社員の懲戒処分」「示談による解決」なども考えられますが、それを行うためには社員が罪を認めざるを得ないだけの証拠集めが必要となります。

最終的にどのような対応をするにせよ、解決の要となるのは相手が言い逃れ出来ない証拠を掴むことです。更に、疑わしい社員の行動を常に監視して逃げられないようにしたり、すでに逃げていたとしても探し出して居場所を把握することも重要です。

こうした一連の調査は一般的な会社では大変難しく、大きな企業であっても自力調査に限界が出ることがあります。中小企業になると更に難易度が高くなり、調査すること自体が難しかったり社員にばれてしまうことも少なくありません。

一番確実な方法は、気づいた段階で集められるだけの証拠や証言を揃えた後、次の三つの場所に同時に相談をすることです。

業務上横領に関する対応は大変複雑で、企業にとっても大きなリスクが掛かる可能性があります。第三者機関への相談は、こうしたリスクを分散するという役割があるのです。特に証拠集め・逃げた社員を探し出すことに関しては、疑いがある社員に罪を認めさせるためにも逃げられないためにも、プロの技術を持つ探偵に相談することが重要となります。

下記の記事では、探偵が実際にどのような調査を行うのか詳しく解説しています。

こちらの記事も参考にしながら、状況に合わせて一番良いと思う方法を検討してみましょう。

十分な証拠を揃えた上で疑いのある社員に問いただす

最初の証拠集め → 各機関への相談 → 十分な証拠集めと準備を進めたら、いよいよ疑いのある社員に問いただすことになります。この時、会社側がある程度の方向性を決めて話をすると、最終的な結論を出しやすくなります。具体的な例としては、次のようなものが挙げられます。

こうした結論を先に考えておくと、話し合いの最中に相手からの意見に惑わされにくいというメリットがあります。また、結論が決まっているのであれば話し合いの主導権も取りやすくなるので、優位に話を進めていけるのです。

もし不安があるようなら、事前に相談していた弁護士や探偵に同席して貰うのも良いでしょう。特に弁護士に同席して貰う場合、話し合いの内容を公正証書にまとめるなどの措置も取りやすくなります。

被害者と加害者で話し合っても、当事者同士になってしまうので感情的になることも少なくありません。話し合う前には信頼出来る相談相手をしっかり選んで同席して貰い、後で食い違いが起こらないようボイスレコーダーなどに記録するようにしましょう。

業務上横領に気づいた・発覚したときに会社が気をつけなければならない注意点・やっておくべきこと

最後に、業務上横領に気づいた時の注意点についてみていきましょう。精神的にも経済的にも大きな裏切りとなる業務上横領は、気づいた人にとって大きな負担となります。そのため、慌てて行動してしいまい横領した社員を逃してしまったり、必要な証拠を隠滅されることも少なくありません。

業務上横領に気がついた時、必ず気をつけなければならないこと、やっておくべきことについて、詳しく解説していきます。

先走った調査や行動はしない

業務上横領を早期に解決するためには、早い段階からの証拠・証言集めが不可欠です。しかし、ここで焦るあまり大々的な調査や聞き込みなどを行なってしまうと、横領した社員にばれてせっかくのチャンスを逃してしまうかも知れません。

業務上横領を解決するためには、「横領を行った社員に気づかれないようにすること」が大切です。次のような行動は控え、確実に解決出来るよう準備するようにしましょう。

疑いがある社員の身辺調査は探偵事務所に相談する

業務上横領の疑いがある社員に多いのが、横領後に行方不明となるケースです。最悪の場合、横領が発覚した頃にはすで社員が自宅を引き払っていたり、無断欠勤の末に行方不明となることも少なくありません。

また、疑いがある社員の身辺調査から状況証拠を取らなければいけない場合、慣れていない人が聞き込みを行うと本人に気づかれてしまい、結果として逃げられるというケースもあります。一人の人間を見張る・探し出すという行為は、ことの他難しい部分が多いのです。

業務上横領が発覚した後、疑いのある社員の身辺調査や監視・捜索を必要とする時には、調査のプロである探偵に相談して業務を依頼するようにしましょう。多くの探偵事務所では、メールや電話などでも無料相談を行なっています。早い段階からの調査が解決への近道となりますので、少しでも迷うことがあったらまず相談から始めてみるのも良いでしょう。

まとめ

業務上横領に気づいた時、発覚した時にまずやらなければならないことについて、詳しく解説してきましたがいかがでしたでしょうか。最後にもう一度内容を簡単にまとめてみましょう。

業務上横領は、見逃してはならない犯罪であると同時に、会社の毅然とした対応が社会的に試される時でもあります。早急で的確な対応が、事件の解決だけではなく会社の評価に影響することを念頭に置いて行動するようにしましょう。