カラ出張とは？企業が実践すべき10つの防止策

【投稿日】 2022年6月22日 【最終更新日】 2022年7月7日

企業における経理精算の不正の中でも、特に起こりやすいと言われているカラ出張。

こうした不正を見逃すことは、会社に損害になるばかりか、不正をはたらいた者を会社にとどまらせることにもなり、会社にとっても社員にとってもマイナスにしかなりません。

そこでこの記事では、カラ出張とはいったいどんな不正なのか、どのような手口で行われるのか、そしてそれを防止するために企業が実践すべき10の防止策とはどんなものかについて解説していきます。

カラ出張とは？

まず、カラ出張とは何か、ということからお伝えしていきます。

そして、カラ出張が起こりやすい理由と、カラ出張の手口についても解説します。

カラ出張とは何か

カラ出張とは、次のような行為の事を言います。

「実際に出張した事実がないにもかかわらず、架空の出張を申請して経費を取得する犯罪行為(詐欺)」

引用元：Wikipedia：カラ出張

ここには、明確にそれが「犯罪行為」であることが書かれています。

また、広義には、「日帰り出張に対して宿泊費など余分な経費を計上するなどの行為も含む」とされており、一般的には「カラ出張」と言えば、こちらを指すようです。

実際には行っていない出張やかかっていない宿泊費や交通費などの出張費を会社に申請し、経費や手当を不当に請求し着服した場合は、詐欺罪に相当し、領収書の偽造や修正をした場合は、有印私文書偽造罪や有印私文書変造罪にあたります。

詐欺罪の懲役は10年以下、有印私文書偽造罪や有印私文書変造罪の懲役は、ともに3ヶ月以上5年以下です。

つまり、「カラ出張」は、単なる社内規定違反というだけでなく、刑法におけるれっきとした犯罪行為なのです。

カラ出張が起こりやすい理由

出張に関する経費は、会社から離れたところで発生するため、上司や総務・経理担当者が気づきにくいということが言えます。

社員数が多い会社ほど、日々の出張申請や交通費申請の数も多くなり、不正を見落としてしまうケースも多くなるでしょう。

また、会社と出張者との間で信頼関係が強ければ強いほど、「この人なら不正はしないだろう」と見逃してしまうパターンもあります。

カラ出張は、自分の利益のために行われる場合もあれば、会社に悪意を持っており、損害を与えようとして行われる場合もあるようです。

カラ出張の手口

カラ出張の手口には、主に以下の6つがあります。

一つひとつについて詳しく見ていきましょう。

カラ出張の手口1：架空の出張申請

実際には行っていない架空の出張を報告し、出張旅費や日当などを不正に受け取る手口です。

出張そのものをでっち上げる行為は、管理職や役員レベル以外では、なかなか難しい手口と思われがちですが、出張管理をしっかりと行っていないと、十分起こってしまうでしょう。

また、何らかの講座やセミナーに参加したと嘘をついて報告し、その際の参加費と交通費を申請すると言った手口もあります。

出張の偽造は、前述したように管理職や役員レベル以外では困難ですが、講座やセミナーへの嘘の参加報告は、一般社員でも簡単にできてしまいます。

カラ出張の手口2：交通費の水増し

電車やバスなどは領収書の取得が困難なため、領収書の提出を免除している会社も多くあり、その制度を悪用して、交通費を水増しする手口です。

実際は最安ルートを利用したにもかかわらず、最高額のルートで申請し、差額を不正受給します。

また、会社に申請して交通費として毎月支払われている定期区間内の移動にもかかわらず、除外せずにきっちり交通費として申請する場合もあります。

カラ出張の手口3：新幹線などのチケットの払い戻し

出張旅費として支給された新幹線や航空券などの正規料金のチケットを払い戻し、より安価な格安チケットを買い直したり、他の交通手段を使ったりして、その差額を着服する手口です。

自分でいったん購入し、領収書を会社に提出した後に払い戻しをするといった、手の込んだケースも見られます。

また、クレジットカードなどに購入履歴だけ残し、後でチケットを払い戻すという手口もあります。

カラ出張の手口4：宿泊先変更と差額の着服

ホテル予約サイトなどで、事前決済で予約し、領収書を取得した上で、そのホテルをキャンセルし、もっと安価なホテルに変更して、その差額を着服する手口です。

カラ出張の手口5：金券付きプランで予約

クオカードなどの金券付き宿泊プランを予約し、金券を横領する手口です。

領収書には金券分も含んだ金額が記載されるため、出張者に手配を任せている場合は、発見することが難しいでしょう。

カラ出張の手口6：接待交際費の水増しや、私的交際費の申請

取引先などを接待した場合の飲食費用は、接待交際費として経費申請できますが、出張中の食事でも、仕事と関係のない昼食代や夕食代は、私的交際費となり、経費には該当しません。

こういった飲食費の領収書を、他の接待交際費に紛れ込ませて申請する手口や、取引先の人数を水増しする手口も、よく見られます。

注意したいのは、交際接待費は税務調査の対象になりやすいということです。

もし経常的に不正が行われ、それが税務調査で発覚したとなれば、過少申告加算税や重加算税などの追徴課税が会社に課されるかもしれません。

追徴課税となれば、会社のブランドイメージが崩れ、社会的信用を失い、取引の打ち切りや金融機関殻の融資の見直しなど、大幅な不利益が考えられるため、特に注意したい点です。

カラ出張の防止策

カラ出張に関しては、出張旅費精算を管理する企業側にも課題や問題点があると言われています。

どうしたらそのような不正を防止することができるのでしょうか。

ここでは、以下の10の防止策について一つひとつ詳しく見ていきましょう。

たくさんありますが、どれも大切な項目ですので、ぜひ参考にしてください。

カラ出張の防止策1：事前に調査して徹底的に証拠を収集する

カラ出張の疑いがある社員に対しては、事前に調査をして、十分な証拠を掴んでおくことが先決です。

疑いがあるというだけで本人に問いただしてしまうと、しらを切られ、証拠を隠滅されてしまう可能性があります。

したがって、事前に必要な分だけ客観的な証拠を集めておきましょう。

証拠となるものには、具体的に以下のようなものがあります。

これらのものが揃って、尚且つ不正が発覚したら、即座に本人に事実確認を行いましょう。

もしその社員がカラ出張を認めたら、その場で自白内容を書面にし、本人に署名させます。

言った言わないの水掛け論にならないために、時間を空けずその場で署名させるのがポイントです。

こうしたことをしておくと、今後その社員だけでなく、他の社員のカラ出張を防ぐことにもなるでしょう。

カラ出張の防止策2：出張旅費の不自然な点や頻度に注目する

領収書に記載された内容や、計上する頻度をチェックしましょう。

例えば、出張が他の社員よりも頻繫である、利用するホテルや接待に利用する飲食店がビジネスにふさわしくない、近場でも航空機の利用が多いなどの場合には、カラ出張の可能性があります。

また、領収書の内容も鵜吞みにしない方がいいでしょう。

高額な領収書が出てきた場合は、その都度、インターネットや電話で店舗情報を確認すると、不正を見抜けます。

領収書の偽造の可能性を疑い、筆跡にも注目しましょう。

あらかじめ利用するホテルや接待をする飲食店を指定しておき、そのホテルや飲食店に会社の方から手を回しておくと、不正計上のリスクを大幅に減らせます。

カラ出張の防止策3：ICカードの履歴や領収書の提出を必須にする

カラ出張の予防策の一つとして、電車やバスなど領収書の提出が困難な経費利用については、会社支給の交通系ICカードの利用が、効果を発揮します。

券売機やICカードリーダーで、利用履歴を出力できるので、それを領収書の代用として後で提出させるのです。

これにより、交通機関の利用日や時刻、区間も確認できるため、行動実態の把握にも役立つでしょう。

もちろん、私用の交通費については除外して申請するようにしてもらいます。

その他、タクシー代などの交通費や、ホテル代などの領収書は、必須の提出とし、航空機利用の場合は、搭乗券の半券の提出も必須とします。

ホテル代は、事前決済の領収書ではなく、実際に宿泊した時にホテル側に出してもらい、それを提出させるといいでしょう。

カラ出張の防止策4：出張旅費規程を整備する

出張旅費規程とは、出張に関する旅費の取り扱いについて定めた規定です。

役職ごとに支給する経費の上限や、「どのように精算や日当支給を行うか」などのルールを定めます。

会社ごとに規定の内容は異なりますが、出張旅費規程に定めた経費の取り扱いルールにのっとっていれば、出張経費として認められることにします。

出張費に関する規定が明確でないと、カラ出張を誘発する原因になるため、出張旅費規程を制定したり、既存の規定の見直しをしたりすることが大切です。

出張旅費規程で、交通費や宿泊費の役職ごとの上限金額を設定することにより、不正な水増しなどを防止することに加え、出張費の節約にもつながるでしょう。

上司や経理担当者も、出張旅費規程にのっとってスムーズにチェック作業ができるため、疲労や作業量過多が要因となる不正の見逃し防止にもつながります。

また、出張旅費規程で日当(出張手当)を適切な範囲で定めておけば、経費として扱われることになり、会社・社員双方にとって、節税にもなります。

さらに、出張申請・承認や、出張報告書の提出を必須とすることも有効です。

かかった費用の確認だけでなく、業務実態を把握することで、内部統制の強化につながります。

カラ出張の防止策5：出張旅費規程に対する社員の理解度を上げる

きちんと出張旅費規程を整備しても、運用する社員一人一人が理解していなければ、不正はなくならないでしょう。

コンプライアンスで最も重要なのは、社員による既定の理解です。

既定の理解が不十分な場合は、出張者や承認者、他の社員の業務効率の低下や、無駄な経費の発生、さらには不正の原因になる可能性が高いので、会社として、社員へ明確に規定を示し、理解を求める必要があります。

カラ出張の防止策6：出張の申請に関するルールを決める

出張旅費規程と違い、出張の申請手続きそのものに関するルールをあらかじめ決めておくことで、カラ出張の発生を予防します。

例えば、以下のような方法です。

このように、「そもそも不正ができない体制を整えておく」ことも大切です。

カラ出張の防止策7：立替精算を削減する

出張手配を出張者自らが行い、立替精算をしている会社では、精算の際に現金の収受が発生することから、少なからず不正が発生するリスクがあります。

立替精算時に領収書の提出を義務付けていても、私的な領収書を提出するなどして、カラ出張の不正を働く場合があるからです。

出張手配を依頼する旅行会社を会社で定めて法人契約するなどして、立替精算自体を削減することによって、不正を起きにくくすることが可能になります。

カラ出張の防止策8：承認者が責任を持って申請内容を確認する

総務や経理の担当者では、出張内容と旅費精算書の内容に矛盾があるかどうか判断しかねるでしょう。

そのため、上司などの出張命令者が、社員の出張内容をしっかりと把握し、交通費や出張費全ての承認をする責任を負います。

出張内容(何のための出張なのか)を事前に承認者が確認し、承認印が押された旅費精算書を経理に提出させるという方法も有効です。

承認者と経理の事前のダブルチェックを入れることで、不正の牽制にもつながります。

カラ出張の防止策9：内部統制システムを整える

近年、カラ出張などの不正が明るみに出るにつれ、内部統制システムに注目する企業が増えています。

内部に様々なチェック体制を整え、「不正を行う機会」をなくしていくようにしましょう。

例えば、小口現金から出金する際にはダブルチェックを義務付ける、残高を締めた後は金庫に触れない、業務は複数人で担当するなどのシステムを整えると、不正計上を防げます。

カラ出張の防止策10：出張管理サービス・経費精算システム等を導入する

出張手配・管理サービス、経理精算システムの導入も、カラ出張防止に役立ちます。

出張手配・管理サービスは、出張者の交通機関の利用状況や予約変更履歴などを管理画面から確認できるので、「誰が・いつ・どのような」出張をしたのかを一覧で把握でき、宿泊場所や交通機関変更による差額着服の早期発見やカラ出張防止に役立つでしょう。

出張データは上司や総務・経理担当者とも共有できるので、旅費精算書の作成が不要となり、出張者の負担も減ります。

総務でなく出張者自身が手配した場合でも、出張にかかった経費や行動が明確になる事によって、出張者の意識改革につながり、不正の防止にもなるでしょう。

国内の大手旅行代理店とも連携しており、豊富なプランの中から出張に最適な法人専用プランが選べます。

金券付きプランの除外など、予約の制御機能も利用できるため、不正対策に有効です。

また、経理精算システムには、乗換案内ソフトが内蔵されており、駅や経路を選択するだけで、自動的に交通費を計算してくれる上、適切なルートで申請されているかを一目で判断することができます。

さらに、計算の際に、定期区間を自動で控除するため、交通費の水増し精算を未然に防ぐことができます。

経理担当者がわざわざ交通費を計算し直したり、経路を再確認したりといったチェック作業を大幅に削減することができるため、非常に便利です。

カラ出張を防ぐには、内部統制と明確な証拠集めが鍵！

これまで、カラ出張についてや、その防止対策を10項目挙げて解説してきました。

カラ出張防止には、出張旅費規程の整備と徹底、申請ルールの整備、チェック体制の強化など、内部統制システムの構築と、領収書やICカード履歴、管理サービスなどによる明確な証拠集めが鍵となります。

システムが不十分で、内部統制が十分に取れていない場合は、まず証拠集めから始めましょう。

証拠集めには、ポイントややり方に熟知した、専門調査機関の力を借りるといいでしょう。

社員と会社を守るためにも、徹底して証拠集めをして、不正の防止に取り組みましょう。

悪質なカラ出張の実態を暴く、証拠集めは探偵事務所SATにお任せ！

カラ出張は、ある程度内部統制や証拠集めを徹底することにより防ぐことができますが、中にはこういったものを掻い潜って行われる悪質なカラ出張も存在します。

もし、そういった悪質なカラ出張の場合には実態調査及び、証拠集めが企業側では難しいのが実情です。また、個人情報に関わる部分については、個人情報保護法の観点から、違法リスクが高く、一般の方が行うにはリスクが高すぎます。

探偵事務所SATでは、そういった悪質なカラ出張について、実態調査や証拠集めなどを行っています。探偵であれば、個人情報であっても、探偵業法に基づき調査をすることが可能です。

もし、社員や役員の悪質なカラ出張にお困りの場合には、探偵事務所SATまでご相談ください。相談はメール・電話にて受け付けております。